Sådan behandler LegaSum dine oplysninger

1. Hvem er dataansvarlig

LegaSum drives af LegaSum Ltd, London, Storbritannien. Spørgsmål om dine oplysninger: info@legasum.com.

Vores kunder er overvejende virksomheder i Danmark, så EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) gælder for behandlingen, ved siden af den britiske.

2. To roller: dine oplysninger, og dine kunders

Når du opretter en virksomhed hos LegaSum, behandler vi oplysninger om dig som bruger, og vi er dataansvarlige for dem. Når du derefter fører regnskab, sender fakturaer og gemmer bilag, behandler vi oplysninger om dine kunder, leverandører og ansatte på dine vegne; her er du dataansvarlig, og LegaSum er databehandler. Databehandleraftalen er en del af vilkårene, og denne politiks afsnit 6 og 7 beskriver, hvordan vi passer på dem.

3. Oplysninger om dig som bruger

• Konto: navn, e-mail, adgangskode (kun som hash), sprog, login-tidspunkter.
• Virksomhed: navn, land, CVR- eller registreringsnummer, adresse, det vi henter fra CVR-registret, når du oplyser et CVR-nummer (via cvrapi.dk; kun nummeret sendes).
• Det, du skriver til os: dit ønske på forsiden («jeg vil starte et ApS»), spørgsmål og svar i CRM'et, henvendelser på mail.
• LegaSum Pay: status på din Stripe-udbetalingskonto (forbundet/ikke forbundet, land). Identitets- og bankoplysninger indtaster du hos Stripe; vi ser dem ikke.
• Teknisk: IP-adresse og browser ved login og formularer, serverlogfiler, en cookie der husker dit sprog og din session.

Grundlag: aftalen med dig (GDPR art. 6, stk. 1, litra b), lovkrav (litra c) og vores legitime interesse i sikkerhed og drift (litra f). Markedsføring kun med dit samtykke.

4. Oplysninger, du behandler i LegaSum (dine kunder, leverandører, ansatte)

• Kunder og leverandører: navn, CVR, adresse, e-mail, telefon, noter, opfølgningsdatoer, stadie i din pipeline.
• Fakturaer, kreditnotaer, aftaler, betalinger, rykkere og de mails vi sender for dig.
• Bilag: de filer du uploader eller videresender til din bilagsadresse (kun vedhæftede filer bruges; mailteksten læses ikke), bankposteringer du importerer, og det, systemet læser ud af dem.
• Løn, når det er i drift: ansattes navn, CPR-nummer, løn, skattekort. Indtil da behandles ikke lønoplysninger.

Vi behandler kun disse oplysninger efter din instruks, altså for at levere tjenesten til dig.

5. Automatisk læsning af bilag

LegaSum læser bilag maskinelt for at finde leverandør, beløb, dato og moms. Til det bruger vi en sprogmodel fra Anthropic (Claude API). Bilaget sendes til Anthropic, som behandler det på vores vegne og ikke bruger det til at træne modeller. Modellen foreslår; bogføringen sker efter systemets regler og dine svar, og hver postering peger på det bilag, den hviler på.

6. Databehandlere og hvor data ligger

• Amazon Web Services, Stockholm (EU): drift, database og dokumentlager (krypteret, én nøgle pr. virksomhed).
• Amazon SES: afsendelse af e-mail (fakturaer, rykkere, login-links) og modtagelse af bilag på mail.
• Anthropic (USA): maskinlæsning af bilag, se afsnit 5.
• Licenseret udbyder af kontooplysninger (PSD2), når du forbinder din bank: formidler læseadgang til posteringer og saldo efter dit samtykke hos banken. Vi ser og gemmer aldrig dit banklogin.
• Stripe (EU/USA): kortbetalinger på dine fakturaer og udbetalinger via LegaSum Pay.
• cvrapi.dk: opslag i CVR-registret.

Overførsel til USA sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontrakter og/eller EU-US Data Privacy Framework. Vi sælger ikke oplysninger og deler dem ikke med andre end ovenstående, medmindre loven kræver det.

7. Sikkerhed

Krypterede forbindelser, adgangskoder kun som hash, login-links der udløber, dokumentlager krypteret i hvile, sikkerhedskopi, adgang for medarbejdere og systemer logges. Bogføringen er append-only: en postering rettes med en modpostering, aldrig ved at slette.

8. Hvor længe

• Regnskabsmateriale (posteringer, bilag, fakturaer): 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører (bogføringsloven), også hvis du lukker kontoen i perioden.
• Kontooplysninger, CRM-noter og opgaver: så længe kontoen er aktiv, og op til 3 år efter.
• Login-links og sessioner: udløber automatisk (login-link 15 minutter, session 30 dage).
• Serverlogfiler: højst 90 dage.

9. Dine rettigheder, og sletning

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse, og til at trække samtykke tilbage. Skriv til info@legasum.com fra den e-mail, du er oprettet med. Vi bekræfter inden for 5 hverdage og svarer senest inden for en måned. Regnskabsmateriale, vi er forpligtet til at opbevare, slettes, når fristen udløber; alt andet slettes. I appen finder du samme mulighed under Konto → Slet konto, som sender anmodningen for dig. Bankforbindelsens samtykke kan desuden trækkes tilbage direkte i din bank.

Er du kunde hos en virksomhed, der bruger LegaSum, skal du henvende dig til den virksomhed; vi hjælper dem med at svare.

Klage kan indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk, eller til ICO i Storbritannien.

10. Cookies

Vi bruger kun nødvendige cookies: din session bag login og dit sprogvalg. Ingen statistik- eller markedsføringscookies, ingen tredjepartssporing.

11. Ændringer

Datoen øverst viser seneste version. Væsentlige ændringer varsles på e-mail til brugere med en konto.