Was heute funktioniert — und wann die E-Rechnung Pflicht wird
LegaSum schreibt Ihre Rechnungen, nimmt die Zahlung entgegen und mahnt, wenn jemand zu spät zahlt. Das funktioniert heute in Deutschland. Zwei Dinge sollten Sie vorher wissen: die Rechnung als PDF hat ein Ablaufdatum, und einen deutschen Kontenrahmen haben wir nicht — Ihre Buchhaltung können Sie hier also nicht führen. Beides steht hier oben statt im Kleingedruckten.
Die E-Rechnung kommt, und sie hat ein Datum
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen EMPFANGEN können — dafür gibt es keine Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach genügt. Das AUSSTELLEN ist die andere Hälfte, und dort läuft die Frist gerade ab.
- bis 31. Dezember 2026Papier oder PDF sind weiter erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt — für alle.
- bis 31. Dezember 2027nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug.
- ab 1. Januar 2028E-Rechnung, ohne Ausnahme.
LegaSum erstellt heute PDF-Rechnungen. Eine PDF ist nach § 14 UStG ausdrücklich eine «sonstige Rechnung» und keine E-Rechnung. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 ist das zwischen inländischen Unternehmen zulässig, solange Ihr Empfänger zustimmt.
Für viele gilt die Frist gar nicht
Drei Fälle sind dauerhaft ausgenommen — nicht übergangsweise, sondern auf Dauer: Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV), Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Kleinunternehmer ist nach § 19 UStG, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat. Trifft das auf Sie zu, dürfen Sie weiter eine sonstige Rechnung ausstellen, und für Sie läuft hier nichts ab.
Das Empfangen bleibt trotzdem Pflicht, auch für Kleinunternehmer: «müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen». Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
Das heißt: Sie können LegaSum heute benutzen, und Sie sollten wissen, ob und bis wann. Wir bauen XRechnung und ZUGFeRD — und wenn sie fertig sind, steht es hier mit dem Datum. Ist es dann nicht fertig, sagen wir das auch hier.
Und die Bücher sind noch dänisch
LegaSum kommt aus Dänemark. Der Kontenrahmen ist dänisch und die Beträge stehen in Kronen — es gibt weder SKR03 noch SKR04, keinen Euro im Hauptbuch und keine Umsatzsteuer-Voranmeldung. Ihre Buchhaltung können Sie hier also nicht führen. Das ist keine Übersetzungsaufgabe, und deshalb steht es hier oben und nicht unten.
Was Sie heute nutzen können
aktivRechnungen schreibenRechnung anlegen, versenden, und der Zahlungsstatus steht daneben. Als PDF — zulässig für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026, mit Zustimmung des Empfängers. Danach brauchen Sie eine E-Rechnung, und die bauen wir noch.
aktivMahnungen nach § 288 BGBZahlt ein anderes Unternehmen zu spät, stehen Ihnen zwei Dinge zu: Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 € — ohne Klausel im Vertrag, weil das Gesetz sie gibt. Eine Mahnung ist keine Rechnung; sie fällt nicht unter § 14 UStG. Dieser Teil läuft nicht ab.
aktivBezahlt werdenEin Zahlungslink auf der Rechnung. Der Betrag geht auf Ihr eigenes Konto, LegaSum berechnet 0,9 % — die Gebühr des Zahlungsdienstleisters kommt getrennt dazu und steht nicht in unseren 0,9 % drin.
aktivBelege automatisch lesenRechnungen und Quittungen weiterleiten oder fotografieren; LegaSum liest Betrag, Steuersatz und Lieferant heraus. Zu den Formaten: eingehende E-Rechnungen sind XML, und die lesen wir noch nicht — heute erkennen wir PDF und Fotos.Woran wir noch bauen
in ArbeitE-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)Das strukturierte Format nach EN 16931. Pflicht zum Ausstellen ab 2027 bzw. 2028.
in ArbeitDeutscher KontenrahmenSKR03 und SKR04. Ohne ihn gibt es keinen deutschen Jahresabschluss.
in ArbeitUmsatzsteuer-VoranmeldungWir kennen die Sätze — 19 % und 7 % —, aber wir erstellen die Voranmeldung nicht.
in ArbeitLohnabrechnungDeutsche Lohnabrechnung mit Sozialversicherung und Lohnsteuer. Noch nicht begonnen.Die Umsatzsteuersätze, mit denen wir rechnen
Regelsatz 19 %. Ermäßigt 7 %. § 12 Abs. 3 UStG kennt außerdem einen Nullsatz für bestimmte Photovoltaikanlagen.
Quelle: § 12 UStG, gelesen am 24. September 2026.
Warum wir es so schreiben
Ein Buchhaltungsprodukt, das sich irrt, merkt es nicht selbst — es merkt der Kunde, oder niemand. Deshalb steht auf dieser Seite, was fehlt, und deshalb steht das Datum oben und nicht unten. Wenn XRechnung fertig ist, schreiben wir es hierhin, mit dem Tag.