E-Rechnung: wer ab wann betroffen ist — und wer gar nicht

Die E-Rechnung wird meistens als ein Datum erzählt. Sie ist zwei Pflichten mit zwei ganz verschiedenen Fahrplänen, und wer sie verwechselt, bereitet sich auf das Falsche vor.

Empfangen: gilt schon, für alle

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Hier gibt es keine Übergangsfrist — das Bundesfinanzministerium schreibt dazu schlicht, es seien keine Ausnahmen vorgesehen.

Die gute Nachricht: die Hürde ist niedrig. Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie müssen nichts kaufen und nichts anschließen.

Das gilt auch für Kleinunternehmer. Vom Ausstellen sind sie befreit, vom Empfangen nicht.

Ausstellen: gestaffelt, und nicht für jeden

Eine Rechnung zwischen zwei inländischen Unternehmen muss nach § 14 UStG als E-Rechnung ausgestellt werden — also in einem strukturierten Format, das sich elektronisch weiterverarbeiten lässt. Eine PDF ist das ausdrücklich nicht; das Gesetz nennt sie eine «sonstige Rechnung».

Die Übergangsregel steht in § 27 Abs. 38 UStG:

Die mittlere Zeile ist die, die man leicht überliest. Sie hängt am Vorjahresumsatz, nicht am laufenden — Sie wissen also heute schon, ob Sie ein Jahr mehr haben.

Und für viele läuft gar nichts ab

Drei Fälle sind dauerhaft ausgenommen. Das ist keine Schonfrist, das ist eine Ausnahme ohne Enddatum:

• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
• Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)

Kleinunternehmer ist nach § 19 UStG, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat. Das ist ein großer Teil der kleinen Betriebe — und wer darunter fällt, darf dauerhaft eine sonstige Rechnung ausstellen.

Wer sich hier wiederfindet, muss also nichts umstellen. Empfangen können muss er trotzdem.

Was als E-Rechnung zählt

Nicht jede Datei, die elektronisch ankommt. Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis heißt das:

• XRechnung
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL

Eine PDF mit einem Bild der Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF mit eingebetteten strukturierten Daten — von außen sieht sie gleich aus, und genau das ist der Unterschied.

Es gibt keine zentrale Plattform

Anders als in Italien, wo jede Rechnung durch das Sistema di Interscambio muss, ist das deutsche Modell dezentral. Es gibt keine staatliche Plattform, bei der man sich anmeldet. Der Weg bleibt Ihnen überlassen — E-Mail reicht. Zu regeln ist das Format, nicht der Anschluss.

Was LegaSum heute macht

Wir erstellen PDF-Rechnungen. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 ist das zwischen inländischen Unternehmen zulässig, solange Ihr Empfänger zustimmt — und für Kleinunternehmer sowie für Rechnungen bis 250 € dauerhaft.

XRechnung und ZUGFeRD erstellen wir noch nicht. Wenn Sie über den Grenzen liegen und Ihre Rechnungen 2027 weiter bei uns schreiben wollen, brauchen wir bis dahin das Format. Wir bauen es; sobald es steht, schreiben wir es hierhin, mit dem Tag. Steht es dann nicht, schreiben wir auch das hierhin.

Eingehende E-Rechnungen sind XML. Unsere Belegerkennung liest heute PDF und Fotos — XML noch nicht. Das ist keine Pflichtverletzung Ihrerseits, aber es ist der Grund, warum diese Zeile hier steht.

Quellen: § 14, § 19 und § 27 Abs. 38 UStG sowie §§ 33, 34 und 34a UStDV, gesetze-im-internet.de; Bundesministerium der Finanzen, «Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025». Gelesen am 24. September 2026.