Fattura elettronica: perché un PDF non è una fattura

C'è una frase che vale la pena leggere due volte: una fattura inviata per email non è una fattura. È una lettera che parla di una fattura che non è mai stata emessa.

Non è una sottigliezza burocratica. È il punto in cui la fattura esiste oppure no.

Chi riguarda

Tutti i titolari di partita IVA. Dal 1° luglio 2022 per chi aveva superato 25.000 € di ricavi l'anno precedente, e dal 1° gennaio 2024 per tutti gli altri — compreso il regime forfettario, senza soglie.

Le esenzioni sono tre, e sono strette:

• i piccoli produttori agricoli dell'art. 34, comma 6, del DPR 633/1972
• chi era stato dispensato dagli obblighi di fatturazione ai sensi dell'art. 36-bis
• le prestazioni sanitarie verso consumatori finali — e qui non è un'esenzione ma un divieto: quelle fatture non devono passare dal Sistema di Interscambio, per via dei dati che contengono

Se non rientri in una di queste tre, rientri nell'obbligo.

Cosa succede davvero quando emetti

La fattura non arriva al tuo cliente. Arriva al Sistema di Interscambio, che è la piattaforma dell'Agenzia delle Entrate, e da lì viene consegnata.

Questo cambia il momento in cui la fattura esiste. Non è emessa perché l'hai inviata: è emessa quando il Sistema l'ha accettata. Se la scarta, non hai una fattura in ritardo — non ne hai una.

Il campo che fa sbagliare più spesso

Il codice destinatario: sette caratteri che dicono al Sistema dove consegnare. Se il tuo cliente non te l'ha dato, si usa `0000000` — ma allora serve la sua PEC, altrimenti il Sistema non sa dove mettere la fattura e finisce solo nella sua area riservata, senza che lui riceva nulla.

Sembra un dettaglio tecnico. In pratica è la differenza tra un cliente che riceve la fattura e uno che ti scrive fra due mesi chiedendo dove sia.

L'altra metà: la conservazione

Una fattura elettronica ha valore legale se è passata dal Sistema di Interscambio e se è conservata a norma. Non è un obbligo di archiviazione che si aggiunge: è una condizione perché la fattura valga.

Qui c'è una buona notizia che pochi sfruttano: l'Agenzia delle Entrate offre il servizio di conservazione gratuitamente, per quindici anni, in automatico per tutto ciò che è passato dal Sistema. Si aderisce dalla propria area riservata nel portale «Fatture e Corrispettivi». Se stai pagando qualcuno solo per questo, vale la pena controllare cosa stai comprando.

E LegaSum?

Oggi generiamo il file nel formato richiesto e lo validiamo contro lo schema dell'Agenzia delle Entrate. Quello che manca è la trasmissione, che richiede un canale accreditato. Finché non c'è, non puoi emettere fatture italiane con LegaSum, e preferiamo scriverlo qui che lasciartelo scoprire dopo.

Fonti: Agenzia delle Entrate, circolare 32/E del 5 dicembre 2023; «Chi è esonerato»; «Il servizio di conservazione a norma». Consultate il 24 settembre 2026.