Waarom de overheid je pdf niet accepteert

Er zijn in Nederland twee antwoorden op de vraag of je elektronisch moet factureren, en welk antwoord geldt hangt af van je klant.

Aan bedrijven: nee

E-factureren tussen bedrijven is vrijwillig. Er is geen verplicht kanaal waar je factuur doorheen moet om te bestaan. Je stuurt een pdf, de klant betaalt, klaar.

Dat is opvallender dan het klinkt. In Italië moet elke factuur sinds 1 januari 2024 door het Sistema di Interscambio, ook voor de kleinste ondernemer. Een pdf per mail is daar geen factuur maar een brief over een factuur die nooit is uitgegeven.

Nederland gaat die kant wel op, maar niet vandaag. Het ministerie van Financiën stuurde op 10 maart 2026 een analyse naar de Tweede Kamer over verplicht e-factureren onder de Europese ViDA-richtlijn. Het advies is een decentraal model op basis van Peppol. Een wetsvoorstel gaat eind 2026 in consultatie, en de invoering staat gepland tussen 2030 en 2032.

Dat is vier jaar. Plannen schuiven, dus de datum is minder hard dan de richting.

Aan het Rijk: ja, en al lang

Lever je aan de Rijksoverheid, dan geldt het omgekeerde. Voor nieuwe inkoopovereenkomsten is e-factureren verplicht sinds 1 januari 2017.

En hier zit het misverstand dat geld kost. De overheid schrijft het zelf op: een e-factuur is geen pdf die je per e-mail stuurt. Het is een gestructureerd bestand waarin elk gegeven op een vaste plek staat, zodat een computer het kan lezen zonder ernaar te kijken. Een keurige pdf met een logo erop voldoet niet, hoe compleet hij ook is.

In de praktijk gaat dat via Peppol, of via Digipoort. Je hebt een OIN-nummer van je opdrachtgever nodig om de factuur te adresseren; weet je het niet, vraag het dan aan de opdrachtgever zelf.

Wat dat voor LegaSum betekent

Wij sturen pdf's. Dat is genoeg voor je zakelijke klanten en voor consumenten, en de betaallink op de factuur werkt gewoon.

Voor de overheid is het niet genoeg. Heb je het Rijk, een gemeente of een waterschap als klant, dan heb je daar iets anders voor nodig zolang wij niet op Peppol zitten. Dat staat ook op onze eigen pagina, want het is beter dat je het nu leest dan nadat je een account hebt gemaakt.

Bronnen

• Rijksoverheid, Voorwaarden voor inkoop bij Rijksopdrachten — verplichting sinds 1 januari 2017 en de omschrijving van wat een e-factuur wél is. Gelezen 24 september 2026.
• Ministerie van Financiën, analyse e-factureren en digitale rapportage onder ViDA, aangeboden aan de Tweede Kamer op 10 maart 2026; consultatie eind 2026, invoering 2030–2032. Gelezen 24 september 2026.